6+2 nepostradatelných online aplikací pro práci z domova nejen během karantény
Nešťastné události posledních týdnů způsobily problémy v provozu nejedné firmy. Zatímco u spousty z nich je fyzická provozovna nedílnou součástí, kde probíhá veškerá činnost a fyzická přítomnost zaměstnanců či zákazníků je nezbytná, existuje řada firem, jejichž zaměstnanci mohou vykonávat svou činnost buď zcela nebo alespoň částečně odkudkoliv. Jediné, co potřebují, je notebook a připojení k internetu. Státem nařízená omezení přinutila mnoho firem, které práci z domova nenabízely, přehodnotit jejich přístup a urychleně přijít s řešením, jak ji umožnit.
Lze předpokládat, že i po odvolání restriktivních opatření už tak vysoká popularita home office ještě stoupne s tím, jak se zvýší množství firem, které ji budou nabízet a množství zaměstnanců, kteří měli možnost si jej vyzkoušet. Pojměte i vy současnou situaci jako příležitost k dlouho odkládané změně procesů tak, abyste vy i vaši kolegové mohli vykonávat svou práci na dálku odkudkoliv. Jelikož my v EasyCargu máme takto nastavené postupy již od samého začátku, řekli jsme si, že s vámi budeme sdílet 6+2 pro nás nepostradatelných online aplikací, které nám práci odkudkoliv umožňují. Není to zdaleka jediný způsob, ale je to způsob, který skvěle vyhovuje nám. Vám tak může posloužit jako inspirace.
Google Chrome
Začněme hezky od základu. Možná si ťukáte na čelo a říkáte si, jestli to myslíme vážně, doporučovat jako aplikaci pro práci na dálku internetový prohlížeč. Vězte ale, že s nástroji popsanými níže, byste v Internet Exploreru moc velkou parádu neudělali. Ano, nejspíš by to fungovalo, ale mělo by to daleko do optimálního využití, a například některá rozšíření byste používat nemohli vůbec. Proto doporučujeme nainstalovat si prohlížeč Chrome. A teď, když jsme si toto vyjasnili, můžeme začít s relevantními aplikacemi.
Google Chrome
Zdroj: https://logodownload.org/wp-content/uploads/2017/05/google-chrome-logo-1.png
Google Workspace
Používáte jako svůj soukromý email Gmail? Líbí se vám jeho jednoduchost, přehlednost, rozšířenost, funkce, skvělý spam filtr, provázanost s ostatními aplikacemi a mimořádně spolehlivé servery? Nám taky. Proto jsme se rozhodli, že Gmail chceme používat i jako náš firemní email. Google Workspace umožňuje používat Gmail s vaší firemní doménou (jméno@nazevfirmy.cz). Kromě toho můžete využívat na svém firemním účtu i další aplikace od Googlu – Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slide, Google Meet a spoustu dalších. Za cenu od cca 130 Kč měsíčně tak získáte skvělý základ pro kancelářskou práci.
Google Workspace aplikace
Zdroj: https://napoveda.skaut.cz/_media/g_suite_logo.png?w=500&tok=f9f0a5
Google Drive
Google Drive je webové úložiště dat, které vám umožní mít ke svým souborům přístup odkudkoliv a sdílet je s kýmkoliv, ať už v rámci firmy či mimo ni.
Google Docs
Google Docs je textový editor, který poslouží jako alternativa zatím ještě stále známějšího Microsoft Word. Pokud jste zvyklí pracovat s Wordem, přechod na Google Docs bude vyžadovat trochu zvykání si, nicméně v základu si jsou aplikace podobné.
Google Sheets
Stejně jako Google Docs, Google Sheets je alternativa k dalšímu produktu Microsoftu, v tomto případě tabulkového procesoru MS Excel.
Google Meet
Když spolu lidé nepracují na stejném místě, je občas potřeba, aby si promluvili vzdáleně, prodiskutovali řešený problém či si jen shrnuli situaci a dali si vzájemný update. Google Meet toto umožňují pomocí snadných a kvalitních videokonferencí. Většina lidí pravděpodobně zná Skype, a zatímco je to jistě validní alternativa, dle našich zkušeností je nástroj od Googlu spolehlivější, a navíc jej samozřejmě lze používat v rámci Google Workspace účtu.
Asana
Asana je aplikace pro projektový management uzpůsobená pro práci v týmech. Umožňuje tvorbů úloh a to-do listů rozřazených do jednotlivých projektů. Ty mohou být viditelné jen pro vás či je můžete sdílet s určitou skupinou lidí ve vaší firmě, se kterou na daném projektu spolupracujete nebo kteří jsou projektem nějak ovlivněni či jej potřebují monitorovat. Vždy tak víte, na čem máte zrovna pracovat a pokud je to třeba, vidíte také, na čem pracují ostatní.
Asana
Zdroj: https://luna1.co/eafc3a.png
Asana je v základní verzi zdarma, je skvěle integrovaná s GSuite a podporuje integraci nejrůznějších dalších online aplikací, třeba Everhour.
Everhour
Everhour slouží pro trackování času stráveného na jednotlivých úkolech, podúkolech a projektech. Po integraci s Asanou stačí pouze kliknout na ikonu u tasku, na kterém se zrovna chystáte pracovat a Everhour začne automaticky počítat čas strávený na tomto úkolu. Jakmile task dokončíte či se rozhodnete pracovat na jiném, stačí se přepnout zpět do Asany, kde kliknete na ikonu nového úkolu.
Everhour
Zdroj: https://blog-cdn.everhour.com/assets/images/new-design/screens/projects-dashboard-v2.png
Everhour také nabízí rozšíření do Google Chrome – často se tak ani nemusíte přepínat do Asany a jednoduše označíte, na čem zrovna pracujete přímo v prohlížeči. Everhour nabízí týdenní, měsíční i ad-hoc reporty. Může tak posloužit jako základ pro výplatu či fakturaci. I toto řešení je v základu zdarma.
Slack
Už jsme zmínili Google Hangouts Meet jako aplikaci pro videokonference. Většina naší komunikace však probíhá přes Slack. Konverzace lze rozřadit do jednotlivých kanálů podle týmů, projektů, zákazníků či čehokoliv jiného. Vždy jste tak součástí pouze těch chatů, které jsou pro vás relevantní, a když potřebujete vyhledat nějakou informaci, víte přesně, ve kterém kanálu ji hledat. Narozdíl od emailových konverzací můžete kdykoliv jakýkoliv kanál jednoduše opustit – asi všichni, kdo jsme nějaký čas strávili prací v korporátu, známe ono obligátní “please take me out of the loop” :).
Slack
Zdroj: https://png.pngitem.com/pimgs/s/220-2201220_slack-software-hd-png-download.png
Leave the old fashioned internal email communication and move it to modern Slack! The basic version is free.
Xero
Xero je online aplikace pro účetnictví určená především menším a středně velkým podnikům. Je jednoduchá a uživatelsky přívětivá, přesto nabízí mnoho užitečných funkcí, například propojení s vašimi bankovními účty pro automatickou úhradu faktur a sledování cash flow. Umí generovat faktury s tlačítkem pro rychlou úhradu a automaticky posílat upomínky těm odběratelům, kteří vám fakturu i po splatnosti stále nezaplatili. Lze nastavit přístupy jednotlivým uživatelům pouze do těch částí Xera, které potřebují pro svou práci, například účetní, office manažerce apod. Samozřejmostí je potom vytváření všech možných analýz a reportů. Xero je optimalizováno i pro použití na smartphonech a tabletech a cena začíná na $20 za měsíc.
Xero
Zdroj: https://www.xero.com/
Troufáme si tvrdit, že výše zmíněných 5 aplikací bude stačit jako základ pro práci z domova (nebo chaty, letištního salonku či třeba obligátní pláže 🙂 ) naprosté většině firem. Jelikož je ale tento článek určen především lidem z oboru logistiky, máme tady ještě dvě “bonusové” online aplikace určené pro svět logistiky, přepravy, importu a exportu.
EasyCargo
EasyCargo je online aplikace pro plánování nakládky kamionů a kontejnerů. Jednoduše di ní zadáte rozměry, váhy a množství přepravovaných položek společně s podmínkami jejich naložení (stohovatelnost, rotovatelnost apod.) a EasyCargo vám následně vypočte optimální plán nakládky, který skvěle využije nákladní prostor a ušetří tak náklady na přepravu stejně jako čas nad přemýšlením, jak náklad naložit. Informace můžete zadat ručně nebo naimportovat z Excelu či Google Sheets. Je také možné integrovat EasyCargo přes poskytnuté API s vaším ERP (pokud je váš ERP SAP, může vám je nově propojit německá firma Status.C).
Uživatelské prostředí EasyCarga
Výstupem je buď grafický návrh v pdf, 3D model v prohlížeči nebo nově také tzv. plánování krok po kroku – to vše můžete poslat skladníkovi či řidiči z pohodlí domova. Pokud se chcete o EasyCargu dozvědět více, podívejte se na všechny nabízené funkcionality, demo video nebo si aplikaci rovnou zdarma na 10 dní vyzkoušejte.
Náhled plánování krok po kroku v EasyCargu
Pokud se vám jeho používání zalíbí, můžete si jej zakoupit již od necelých 27 korun na den v případě ročního předplatného. Nabízí také 24h tickety, pokud potřebujete nakládku naplánovat jen občas. Poslední možností je měsíční předplatné. Podrobnější informace najdete v našem ceníku. V případě jakýchkoliv otázek nás neváhejte kontaktovat.
IncoDocs
IncoDocs je komplexní nástroj pro správu dokumentů šitý na míru importérům a exportérům. Po vyplnění několika informací, jako jsou informace o trase, o produktech, kontakty apod., můžete pomocí několika kliků generovat všechny dokumenty, které jako exportér/importér potřebujete.
Vygenerujete cenovou nabídku (kotaci), pošlete ji zájemcům, ti ji mohou jednoduše upravit a poslat zpět či jedním klikem schválit a vytvořit tak z kotace purchase order, který bude doručen zpět vám. Vy jej zase stisknutím tlačítka během několika sekund proměníte v proforma invoice, kterou pošlete zpět zákazníkovi. Po akceptování ji můžete opět jednoduše proměnit v commercial invoice, a až nadejde čas na přepravu zboží k zákazníkovi, v aplikaci jednoduše vygenerujete Packing list, Bill of Lading či Import Security Filing. Incodocs nabízí kromě zmíněných dokumentů i tvorbu Certificate of Origin, Verified Gross Mass Declaration, Shipping instructions a řadu dalších.
Aplikace pro správu dokumentů IncoDocs
A jako všechny ostatní aplikace v tomto článku je i IncoDocs zcela online aplikace, takže tvorbu všech dokumentů můžete vyřídit odkudkoliv, kde máte k dispozici připojení k internetu a prohlížeč. Určitě také uvítáte, že základní verze IncoDocs je zdarma. A když už zmiňujeme IncoDocs, podívejte se i na jejich Příručku pro exportéry pracující z domova (anglicky), kde Ben Thompson, spoluzakladatel této společnosti, nabízí svůj pohled na to, jak se postavit k současné výzvě a pracovat vzdáleně.
A to je vše – 6+2 aplikace, se kterými můžete přejít celkově nebo alespoň částečně na online režim a pracovat tak odkudkoliv. Věříme, že vaše podnikání tak bude flexibilnější, stabilnější, jednodušší a příjemnější. A pokud si vyberete ty správné aplikace, tak i pomůže snížit náklady.
