5 kroków do odporności logistycznej: Przewodnik po skutecznym zarządzaniu kryzysowym
Zagrożenie nieprzewidzianymi zdarzeniami i katastrofami staje się coraz bardziej realne w dzisiejszym niestabilnym i powiązanym środowisku biznesowym. Dla organizacji wszelkiego rodzaju, zwłaszcza tych z branży logistycznej, zdolność do skutecznego radzenia sobie z tymi wyzwaniami – niezależnie od tego, czy mają one postać klęski żywiołowej, ogólnoświatowej epidemii, cyberataku czy przerwy w łańcuchu dostaw – jest czymś więcej niż tylko przydatnym talentem.
Źródło: www.canva.com
Zagłębimy się w podstawowe kroki, które organizacje mogą podjąć, aby przygotować się na nieoczekiwane zdarzenia i katastrofy. Przyjrzymy się również rzeczywistym przykładom niektórych z najlepszych firm logistycznych na świecie, pokazując ich skuteczne mechanizmy radzenia sobie w trudnych czasach.
5 kroków do zarządzania każdym nieprzewidzianym zdarzeniem
Proces lokalizowania, analizowania i reagowania na nieprzewidziane zdarzenia, które mogą przerwać działalność i zaszkodzić reputacji organizacji, znany jest jako zarządzanie kryzysowe. Skuteczne zarządzanie kryzysowe obejmuje nie tylko reagowanie na kryzysy, ale także proaktywne planowanie, budowanie odporności i ustanawianie niezawodnych kanałów komunikacji, aby pomóc organizacjom przejść przez wzburzone wody niepewności.
Nawet jeśli nie da się przewidzieć każdego kryzysu, dobrze przygotowana organizacja może złagodzić jego skutki i szybciej odzyskać równowagę. „Brak planowania to planowanie porażki”, jak mówi stare powiedzenie, a zasada ta jest bardziej istotna niż kiedykolwiek w dziedzinie zarządzania kryzysowego. Oto 5 kroków, które mogą okazać się przydatne:
Krok 1: Ocena ryzyka
Każda skuteczna strategia zarządzania kryzysowego rozpoczyna się od dokładnej oceny ryzyka. Wiąże się to z lokalizacją możliwych zagrożeń dla firmy i oszacowaniem ich potencjalnych konsekwencji. Przedsiębiorstwa muszą oceniać szeroki zakres zagrożeń w sektorze logistycznym, w którym występuje duża złożoność, w tym przerwy w łańcuchu dostaw, klęski żywiołowe, konflikty geopolityczne i ataki cybernetyczne.
Dokładne zrozumienie operacji, słabych punktów i zewnętrznych zagrożeń stojących przed firmą jest niezbędne do skutecznej oceny ryzyka, która jest wszechstronnym procesem. Wiąże się to z gromadzeniem i analizą danych, konsultacjami z ekspertami w danej dziedzinie i śledzeniem nowych zagrożeń. Ponadto wymaga proaktywnego podejścia, zgodnie z którym firmy stale przeglądają i zmieniają swoje procedury oceny ryzyka, aby dostosować się do zmieniających się warunków.
Maersk przezwycięża atak ransomware NotPetya
Jedna z największych firm transportowych na świecie, Maersk, padła ofiarą mało popularnego ataku ransomware NotPetya w 2017 roku. Ten cyberatak poważnie uszkodził infrastrukturę IT firmy Maersk i wstrzymał wszystkie międzynarodowe operacje. Jednak dzięki starannej ocenie ryzyka i przygotowaniom do zarządzania kryzysowego firma Maersk przeprowadziła niezwykłe odrodzenie. Mimo że przez dwa dni nie mogli przewozić ładunków, w ciągu dwóch tygodni wrócili do normalnej działalności. Przez cały czas trwania kryzysu firma pozostawała w kontakcie z klientami i innymi interesariuszami oraz dysponowała niezawodnymi systemami awaryjnymi, co stanowi doskonały przykład odporności na kryzys w sektorze logistycznym.
Źródło: www.canva.com
Krok 2: Opracowanie szczegółowego planu kryzysowego
Po zidentyfikowaniu potencjalnych zagrożeń należy stworzyć dokładną strategię zarządzania kryzysowego, która określa dokładne działania, jakie należy podjąć w przypadku różnych kryzysów. Strategia ta powinna obejmować jasne kanały komunikacji, role, obowiązki ważnych pracowników i środki mające na celu zmniejszenie skutków kryzysu.
Zorganizowaną strategię zarządzania kryzysowego można porównać do zaaranżowanej symfonii, w której każdy instrument odgrywa określoną rolę. Należy uwzględnić dokładną strukturę reagowania na incydenty, która określa, w jaki sposób organizacja zareaguje w sytuacji kryzysowej. To podejście powinno określać:
- proces podejmowania decyzji,
- taktyki komunikacyjne,
- alokacja zasobów,
- działania naprawcze,
- i odnosić się do różnych scenariuszy, od drobnych zakłóceń po poważne sytuacje kryzysowe.
Bohaterska reakcja FedEx na huragan Katrina
W 2023 roku w USA wybrzeże Zatoki Perskiej zostało spustoszone przez huragan Katrina, poważnie zakłócając łańcuchy dostaw i systemy logistyczne. W rezultacie amerykański eksport z regionu Zatoki Perskiej spadł do 4,9 mld USD z 6,1 mld USD (ITA 2005). Uzbrojona w starannie zaplanowaną strategię zarządzania kryzysowego, firma logistyczna FedEx działała szybko. Zmieniła trasy wysyłek, przeniosła ważne zasoby i udzieliła kluczowej pomocy w usuwaniu skutków katastrofy. Otrzymali pochwałę za działania humanitarne podczas kryzysu dzięki procesowi planowania, który nie tylko zmniejszył zakłócenia, ale także je zminimalizował. Przeczytaj więcej o tym, jak zoptymalizować proces dostawy i trasy przesyłek.
Źródło: www.canva.com
Krok 3: Kluczem jest komunikacja
Istotnym elementem zarządzania kryzysowego jest skuteczna komunikacja. Komunikacja z opinią publiczną, dostawcami, pracownikami i konsumentami musi być zawsze terminowa i otwarta. Dokładne informacje mogą być szybko rozpowszechniane poprzez ustanowienie szlaków komunikacyjnych i wybranie rzeczników z wyprzedzeniem.
Komunikacja pełni rolę łącznika między firmą a jej interesariuszami w czasie kryzysu. Buduje zaufanie, przekazuje ważne informacje i zapewnia pewność. Skuteczna komunikacja kryzysowa polega na aktywnym słuchaniu obaw, uzyskiwaniu informacji i zmianie technik w odpowiedzi na zmieniające się okoliczności.
UPS zaspokaja niespotykany popyt dzięki przejrzystości
Amerykańska firma UPS odnotowała wyjątkowy wzrost popytu na usługi dostarczania paczek w szczytowym momencie epidemii COVID-19. Firma UPS czynnie informowała klientów o zmianach usług, opóźnieniach i środkach ostrożności, aby poradzić sobie z tym bezprecedensowym scenariuszem. W okresie skrajnej niepewności ich otwartość i reaktywność pomogły zachować zaufanie wśród klientów i interesariuszy.
W latach 2020-2021 UPS odnotował znaczący wzrost rocznych przychodów. Ich przychody wzrosły w tym okresie z 84,62 mld USD do 97,28 mld USD (Macrotrends, 2023). Oznacza to wzrost przychodów o około 14,96% z roku na rok, co pokazuje pozytywny wpływ ich zorientowanego na klienta podejścia w trudnych czasach pandemii.
Źródło: www.canva.com
Krok 4: Regularnie testuj i aktualizuj swój plan
Plany zarządzania kryzysowego nie powinny być statyczne i niezmienne. Aby mieć pewność, że plan jest nadal przydatny i skuteczny, niezbędne są regularne testy i ulepszenia. Wykorzystanie symulacji scenariuszy, próbnych ćwiczeń i przeglądów pokryzysowych może pomóc w znalezieniu wad i potencjalnych obszarów poprawy.
Ćwiczenia przeciwpożarowe w budynku są analogiczne do testowania planu zarządzania kryzysowego. Gwarantuje to, że każdy jest świadomy swoich obowiązków, wie, gdzie zdobyć niezbędne zapasy i jest przygotowany do szybkiego działania w przypadku zagrożenia. Testy te mogą również ujawnić błędy w planowaniu, nieprzewidziane przeszkody i wąskie gardła, które w przeciwnym razie mogłyby pozostać niezauważone do czasu wystąpienia prawdziwego kryzysu.
Czynna strategia zarządzania kryzysowego DHL
DHL, lider w globalnej logistyce, często testuje swoje plany zarządzania kryzysowego, wykorzystując różne scenariusze, takie jak poważne katastrofy pogodowe, wstrząsy geopolityczne i kryzysy zdrowia publicznego. To proaktywne podejście pomogło firmie DHL zachować odporność operacji łańcucha dostaw i szybko reagować na nowe kwestie, co jeszcze bardziej umocniło jej pozycję lidera w branży zarządzania kryzysowego. Doskonałym przykładem jest pandemia COVID-19. Podczas wybuchu pandemii czynne podejście DHL do zarządzania kryzysowego było niezwykle pomocne. Na wypadek pandemii stworzyli środki, które obejmowały pozyskanie dodatkowej powierzchni magazynowej i alternatywnych tras wysyłki. Ta gotowość umożliwiła firmie DHL szybkie dostosowanie się i utrzymanie operacji łańcucha dostaw, jednocześnie pomagając innym organizacjom.
Źródło: www.canva.com
Krok 5: Rozwój odpornego łańcucha dostaw
Łańcuchy dostaw w organizacjach logistycznych muszą być odporne, aby były gotowe na nieprzewidziane zdarzenia i katastrofy. Obejmuje to zróżnicowanie źródeł dostaw dzięki friendshoringowi (przekierowywaniu łańcuchów dostaw do krajów postrzeganych jako bezpieczne politycznie i ekonomicznie lub względnie bezpieczne), tworzenie nadmiarowych systemów i przechowywanie niezbędnych zasobów na wypadek zakłóceń.
Opracowanie adaptacyjnego i elastycznego ekosystemu, który może rozwijać się w obliczu trudności, jest kluczem do osiągnięcia odporności łańcucha dostaw. Wiąże się to z tworzeniem strategicznych sojuszy z dostawcami, tworzeniem planów awaryjnych i wykorzystywaniem technologii do śledzenia ryzyka związanego z łańcuchem dostaw i zarządzania nim w czasie rzeczywistym.
Odporność łańcucha dostaw Amazon
Amazon, który jest dobrze znany z posiadania silnego łańcucha dostaw, poczynił znaczne wysiłki w celu zwiększenia odporności. Amazon wykazał się imponującą zwinnością podczas wczesnych faz pandemii COVID-19, kiedy przerwy w łańcuchu dostaw były powszechne. Szybko znaleźli zastępczych dostawców, usprawnili logistykę i dotrzymali obietnicy zaspokojenia popytu klientów. Ich niezachwiane zaangażowanie w odporność w dużym stopniu przyczyniło się do ich zdolności do rozwoju w trudnych okolicznościach.
Z przychodami w wysokości 108,5 mld USD w pierwszym kwartale 2021 r., co stanowi wzrost o 44% w porównaniu z tym samym okresem poprzedniego roku, Amazon odnotował niezwykłe osiągnięcia finansowe. Zmiana w kierunku zakupów online spowodowana pandemią i ekspansją odnoszących sukcesy działów biznesowych Amazon doprowadziła do znacznego wzrostu zysków firmy – 8,1 mld USD, czyli 220% wzrostem w porównaniu z tym samym okresem rok wcześniej.
Przy tak szybkim wzroście sprzedaży konieczne jest również maksymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowej we wszystkich rodzajach transportu. W tym celu istnieje oprogramowanie do planowania załadunku, które pomaga firmom w efektywnym załadunku towarów.
Źródło: www.canva.com
Nie każdy jest przygotowany na wszystko
Zarządzanie kryzysowe nie zawsze idzie dobrze. W dziedzinie biznesu zdarzały się sytuacje, w których organizacje musiały radzić sobie z poważnymi kryzysami, a ich odpowiedzi były niewystarczające, co miało negatywne następstwa. Przyjrzyjmy się trzem godnym uwagi przypadkom, w których firmy zmagały się ze skutecznym radzeniem sobie z kryzysami.
Afera Volkswagena
Kiedy odkryto, że w 2015 roku Volkswagen (VW), jeden z czołowych producentów samochodów na świecie, celowo wprowadził oprogramowanie do swoich pojazdów z silnikiem Diesla, aby oszukiwać w testach emisji spalin, wybuchł poważny kryzys. Oprócz wymuszenia wycofania milionów pojazdów incydent ten poważnie zaszkodził reputacji VW.
Początkowo strategii zarządzania kryzysowego VW brakowało odpowiedzialności i otwartości. Korporacji nie udało się skutecznie współpracować z organami regulacyjnymi, klientami i opinią publiczną. Początkowo zbagatelizowano wagę problemu. W rezultacie VW został ukarany wysokimi grzywnami i spadkiem kursu akcji. Od momentu wykrycia nieprawidłowości VW stracił prawie 30% swojej wartości giełdowej. Kolejnym negatywnym skutkiem był spadek zaufania klientów.
Aby odzyskać zaufanie opinii publicznej i wyjść z kryzysu, firma zwolniła swojego dyrektora generalnego, rozpoczęła akcję wycofywania produktów z rynku i zdecydowała się zainwestować w technologię pojazdów elektrycznych. W 2022 roku VW dostarczył 4,5 miliona samochodów, z czego 330 000 to samochody elektryczne, co stanowi prawie 24% wzrost w porównaniu z rokiem poprzednim. Mimo że VW się stara, cena jego akcji pozostaje w podobnym przedziale cenowym od czasu ogłoszenia Dieselgate.
Źródło: www.canva.com
Koń to nowa krowa
Tesco, duży brytyjski sprzedawca detaliczny, doświadczył poważnej katastrofy w 2013 roku, nazwanej „afera z koniną”. Problem ten wynikał z niewłaściwego obchodzenia się i etykietowania produktów wołowych w łańcuchu dostaw. Obawy dotyczące bezpieczeństwa żywności i zaufania klientów wzrosły, gdy odkryto, że produkty wołowe Tesco, w tym mrożone hamburgery i gotowe obiady, zawierały koninę, a nie tylko czystą wołowinę, jak podano na etykiecie.
Podejście Tesco do zarządzania kryzysowego spotkało się z ostrą krytyką za braki w zarządzaniu łańcuchem dostaw i zapewnianiu jakości. Incydent ten służy jako przypomnienie, jak ważne jest skuteczne zarządzanie łańcuchem dostaw, dbanie o dokładność etykiet oraz zachowanie jakości i bezpieczeństwa produktów spożywczych od produkcji do sprzedaży. Ponadto pokazuje, jak pojedyncze wydarzenie może negatywnie wpłynąć na reputację firmy. Jak to wszystko się skończyło? Odkryto, że źródło mięsa „wołowego” z Rumunii jest niewiarygodne, dlatego Tesco postanowiło zacząć używać mięsa z lokalnych źródeł.
Źródło: www.canva.com
Upadek mostu
W sierpniu 2007 roku doszło do smutnego incydentu, gdy most I-35W na rzece Mississippi zawalił się w środku wieczornych godzin szczytu w Minneapolis w stanie Minnesota. W wyniku tego tragicznego zdarzenia zginęło mnóstwo osób, wiele innych zostało rannych, a kluczowa infrastruktura transportowa została poważnie uszkodzona. Chociaż wady konstrukcyjne i przestarzała infrastruktura zostały zidentyfikowane jako główne przyczyny zawalenia się mostu, ważne jest, aby pamiętać, że nieprawidłowy załadunek i nadwaga samochodów również przyczyniły się do tego incydentu. Most przewoził materiały i sprzęt, które były zbyt ciężkie w momencie zawalenia, co dodatkowo zwiększyło obciążenie strukturalne niszczejącego mostu.
Po wczesnym rozpoczęciu działań ratunkowych i naprawczych w odpowiedzi na tę katastrofę przeprowadzono dokładne badania przyczyn zdarzenia. Rozpoczęto również plany odbudowy mostu. To straszne wydarzenie posłużyło jako otrzeźwiające przypomnienie o krytycznej potrzebie utrzymania dobrego stanu infrastruktury i przestrzegania surowych przepisów bezpieczeństwa w sieciach transportowych, podkreślając poważne następstwa, gdy takie procedury są lekceważone.
Od tego czasu Ameryka zaczęła inwestować więcej w kontrolę i naprawę mostów. Niestety, nadal około 7% mostów w USA uważa się za nienadające się do użytku. Mimo to każdego dnia przejeżdża przez nie 178 milionów pojazdów (Raport o infrastrukturze 2021).
Źródło: www.canva.com
