6+2 niezbędnych aplikacji online do pracy z domu, nie tylko podczas kwarantanny
Niefortunne wydarzenia ostatnich kilku tygodni przysporzyły problemów wielu przedsiębiorstwom. I choć dla wielu sklepów praca stacjonarna jest koniecznością, nadal istnieje wiele firm, których pracownicy mogą pracować całkowicie lub przynajmniej częściowo z domu. Jedyne, czego im potrzeba do pracy to laptop (czasem nawet obejdzie się bez niego) i połączenie internetowe. Obecna sytuacja zmusiła do pracy zdalnej nawet te firmy, które do tej pory nie były przystosowane do home-office’ów – do przewartościowania swojego podejścia i szybkiego znalezienia rozwiązania, które umożliwiłoby im prowadzenie działalności w sposób zdalny.
Można założyć, że kiedy sytuacja wróci do normy, popularność home-office’ów jako benefitu pracowniczego będzie jeszcze większa, ponieważ więcej firm będzie go oferować i więcej pracowników będzie miało z nim do czynienia. Wykorzystaj współczesne okoliczności jako okazję do ostatecznej zmiany procesów w Twojej firmie tak, aby można ją było obsługiwać z dowolnego miejsca. Z racji, że nasze procedury w EasyCargo są ustawione w ten sposób od samego początku, pomyśleliśmy, że podzielimy się 6+2 (według nas) niezbędnymi aplikacjami, które umożliwiają nam pracę z dowolnego miejsca na świecie. Nie jest to oczywiście jedyny sposób, sprawdza się u nas świetnie, więc i może u Ciebie będzie podobnie.
Google Chrome
Tak, poważnie. Zdajemy sobie sprawę, że sugerowanie przeglądarki internetowej jako aplikacji do pracy zdalnej może brzmieć trochę niepoważnie, ale korzystanie z pozostałych aplikacji z naszej listy z – dajmy na to – Internetem Explorerem może nie działać tak płynnie, jak z Chrome. A poza tym nie dałoby się korzystać z niektórych rozszerzeń w ogóle. Zalecamy więc zainstalowanie przeglądarki Chrome. Mając to już za sobą, zacznijmy od kilku fascynujących aplikacji.
Google Chrome
Google Workspace
Używasz Gmaila jako swojego prywatnego konta? Czy podoba Ci się jego łatwość użytkowania, funkcje, doskonały filtr spamu, integracja z innymi aplikacjami i niezawodne serwery? Nam również. Dlatego zdecydowaliśmy, że chcemy używać Gmaila jako naszego firmowego klienta poczty elektronicznej. Google Workspace umożliwia korzystanie z poczty Gmail w domenie firmowej (nazwa@nazwafirmy.com). Oprócz tego, na koncie firmowym można korzystać także z innych aplikacji Google – Dysk Google, Dokumenty Google, Arkusze Google, Prezentacje Google, Google Meet i wielu innych. Za cenę zaczynającą się $5.4 (ok. 21 zł) miesięcznie otrzymujesz doskonałą podstawę do pracy biurowej.
Google Workspace
Dysk Google
Dysk Google to usługa do przechowywania i synchronizacji plików online, dzięki której masz dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca i możesz je udostępniać każdemu – w firmie i poza nią.
Dokumenty Google
Dokumenty Google to edytor tekstu podobny do Microsoft Word. Jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy z Wordem, przejście na Dokumenty Google będzie wymagało trochę oswojenia się, ale to tylko kwestia tygodnia lub dwóch.
Arkusze Google
Podobnie jak Dokumenty Google, Arkusze Google są alternatywą dla innego produktu Microsoft – MS Excel.
Google Meet
Kiedy współpracownicy nie pracują w tym samym miejscu, konieczne jest, aby czasami przedyskutowali problem, podsumowali daną sytuację lub przekazali sobie nawzajem aktualne informacje. Google Meet umożliwia Ci to dzięki – łatwym w użyciu i wysokiej jakości – rozmowom wideo. Większość ludzi jest prawdopodobnie bardziej zaznajomiona ze Skype, jednak uważamy, że Google Meet jest bardziej niezawodny, a dodatkowo może być powiązany z kontem Google Workspace.
Asana
Asana to aplikacja do zarządzania projektami, dostosowana do pracy w zespołach. Pozwala na tworzenie zadań i list rzeczy do zrobienia, uporządkowanych w projekty. Mogą one być widoczne tylko dla Ciebie lub możesz je udostępnić konkretnej grupie osób w Twojej organizacji, z którą współpracujesz przy projekcie, którą projekt w jakiś sposób dotyczy lub która musi go monitorować.
Asana
Asana jest darmowa w wersji podstawowej. Ponadto jest zintegrowana z Google Workspace i wspiera integrację również z innymi aplikacjami online, np. Everhour.
Everhour
Everhour jest przeznaczony do śledzenia czasu spędzonego nad poszczególnymi zadaniami, podzadaniami i projektami. Po integracji z Asaną, klikasz na ikonę obok zadania, nad którym zamierzasz pracować, a Everhour automatycznie zaczyna liczyć czas spędzony nad tym zadaniem. Gdy skończysz pracę lub postanowisz zająć się czymś innym, przechodzisz do Asany, gdzie klikasz na ikonę kolejnego zadania.
Everhour
Możesz również zainstalować rozszerzenie Everhour w Google Chrome – wtedy nie musisz nawet przełączać się do Asany, aby zaznaczyć zadanie, nad którym zamierzasz pracować. Wystarczy kliknąć w odpowiednim miejscu bezpośrednio w przeglądarce. Everhour generuje raporty dzienne, tygodniowe, miesięczne i ad-hoc, które mogą służyć zarówno jako przegląd sytuacji, jak i podstawa do naliczania wypłat lub faktur. Rozwiązanie to jest dostępne za darmo w wersji podstawowej.
Slack
Wspomnieliśmy już o Google Meet jako aplikacji do rozmów wideo. Większość naszej komunikacji odbywa się jednak za pośrednictwem programu Slack. Możesz uporządkować rozmowy na poszczególne kanały w oparciu o zespoły, projekty, klientów lub cokolwiek innego. W ten sposób jesteś częścią tylko tych czatów, które są dla Ciebie istotne. Jeśli musisz poszukać jakiejś informacji, wiesz, w którym kanale jej szukać. W przeciwieństwie do konwersacji mailowych, możesz opuścić każdy kanał w dowolnym momencie – koniec z “proszę usunąć mnie z wątku”.
Slack
Porzuć staromodną, wewnętrzną komunikację mailową i przenieś ją do nowoczesnego Slacka! Wersja podstawowa jest bezpłatna.
Xero
Xero to oprogramowanie księgowe przeznaczone głównie dla małych i średnich firm. Jest proste i przyjemne w użytkowaniu, a jednocześnie oferuje wiele przydatnych funkcji, takich jak integracja z kontami bankowymi w celu automatycznego opłacania faktur i monitorowania przepływów pieniężnych. Xero pozwala wygenerować faktury za pomocą przycisku do szybkiej płatności i jest w stanie wysłać automatyczne przypomnienia o zaległych płatnościach. Możesz ustawić dostęp dla poszczególnych użytkowników tylko do tych sekcji Xero, które są im potrzebne do pracy, np. dla Twojego księgowego, kierownika biura itp. Generowanie raportów i analiz jest również dostępne. Oprogramowanie jest zoptymalizowane pod kątem smartfonów i tabletów, a cena zaczyna się od $20 (ok. 78 zł) miesięcznie.
Xero
Naszym zdaniem te sześć wyżej wymienionych aplikacji wystarczy, jako podstawa do pracy zdalnej dla zdecydowanej większości firm. Jednak w tym artykule skupiamy się przede wszystkim na osobach z branży logistycznej i transportowej. Dla tych osób mamy jeszcze dwie aplikacje online ze świata logistyki, importu i eksportu.
EasyCargo
EasyCargo to aplikacja online do załadowywania kontenerów i ciężarówek. Wystarczy wprowadzić wymiary, masę, liczbę towarów i ograniczenia dotyczące załadunku (“Zakaz piętrzenia ładunku”, “Nie obracać, nie przetaczać”, itd.), po czym EasyCargo obliczy optymalny plan załadunku, oszczędzając przestrzeń ładunkową i czas na zastanawianie się, jak załadować ładunek. Możesz wprowadzić informacje ręcznie lub zaimportować je z Excela lub Arkuszy Google. Możliwa jest również integracja EasyCargo poprzez API z Twoim ERP (jeśli Twoim ERP jest SAP, niemiecka firma Status-c może pomóc Ci w integracji).
Interfejs użytkownika w EasyCargo
Rezultatem jest projekt graficzny w formacie PDF, model 3D w przeglądarce lub plan załadunku krok po kroku – każdy z tych dokumentów można wysłać do magazyniera z własnego domu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o EasyCargo, zapoznaj się ze wszystkimi cechami produktu, wideosamouczkami lub po prostu przetestuj aplikację, używając 10-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.
Podgląd planu załadunku krok po kroku
Jeśli Ci się spodoba, możesz wykupić np. roczny dostęp za 33€ (ok. 151 zł). Oferujemy miesięczne i roczne subskrypcje, jeśli często korzystasz z EasyCargo. W przypadku, gdy potrzebujesz zaplanować załadunki tylko kilka razy w miesiącu, oferujemy 24h karnety. Szczegółowe informacje o cenach znajdziesz w naszym cenniku. Jeśli będziesz mieć jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami używając formularza kontaktowego.
IncoDocs
IncoDocs to kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentami, dostosowane do potrzeb importerów i eksporterów. Po wypełnieniu danych, takich jak informacje o trasie, informacje o produktach, kontakty itp., możesz wygenerować wszystkie dokumenty, które mogą być Ci potrzebne jako eksporterowi / importerowi w ciągu zaledwie kilku kliknięć.
Wygeneruj ofertę, wyślij ją do swoich potencjalnych klientów, którzy mogą w prosty sposób zatwierdzić ją lub wprowadzić kilka poprawek i odesłać jednym kliknięciem, automatycznie generując zamówienie zakupu, które zostanie dostarczone do Ciebie z powrotem. Możesz przekształcić je w fakturę Proforma, która zostanie wysłana do klienta w ciągu kilku sekund. Po akceptacji może być ona przekształcona w fakturę handlową. Gdy nadejdzie czas transportu towaru, możesz szybko wygenerować w aplikacji Listę do pakowania, Konosament oraz Dokument ISF 10+2. Oprócz wymienionych dokumentów, IncoDocs oferuje również tworzenie Świadectwa pochodzenia towaru, Dyspozycji wysyłkowej, Deklaracji zweryfikowanej masy brutto i wiele innych.
Aplikacja IncoDocs
I jak każdy program w tym artykule, IncoDocs jest całkowicie online, więc generowanie wszystkich dokumentów może być wykonane z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym. Spodoba Ci się również fakt, że podstawowa wersja IncoDocs jest darmowa. A jeśli już mowa o IncoDocs, zapoznaj się z ich przewodnikiem zdalnego zarządzania eksportem, gdzie Ben Thompson, współzałożyciel tej firmy przedstawia swój pogląd na to, jak stawić czoło obecnym wyzwaniom i pracować zdalnie.
I to by było na tyle – 6+2 aplikacji, dzięki którym można całkowicie lub przynajmniej częściowo przełączyć się na tryb online i pracować z dowolnego miejsca. Wierzymy, że w ten sposób Twój biznes będzie bardziej elastyczny, stabilny i przyjemny w prowadzeniu go. A jeśli wybierzesz odpowiednie aplikacje, może to również pomóc Ci zaoszczędzić trochę kosztów.
